A nyitrai szakmai kirándulás beszámolója

Előzmények

A Magyar Protokollosok Országos Egyesületének kiemelt céljai között szerepel, hogy megismertesse az EU-konform viselkedési normákkal, valamint a protokoll alapjaival az ez iránt érdeklődő szakmai és nem szakmai közönséget. Ennek a küldetésnek a továbbgondolásaként, valamint a NAE szakmai pályázat által nyújtott pénzügyi kereteken belül ebben az évben is - határon túli - szakmai úttal egybekötött konferencia szervezésére került sor; ezúton a szlovákiai térséget megcélozva.

Az előző évektől eltérően ezúttal három napra vonatkozóan kellett előkészületi, szervezési feladatokat ellátniuk a szervezőknek.

A kiutazás megszervezése kapcsán elsődleges szempont volt a szakmai konferencia, illetve a konferenciával összefüggő járulékos feladatok ellátása, illetve a társ intézménnyel történő folyamatos kapcsolattartás. Ezzel párhuzamosan pedig a kiránduláson résztvevő egyesületi tagok számára történő programszervezés is feladatként merült fel.

Az Egyesület szakmai úton résztvevő tagsága egyaránt volt vendége és vendéglátója a konferenciának, így ennek megfelelően kellett az előkészületi munkákat is megszervezni.

A konferencia és szakmai út személyi és tárgyi feltételei

A szakmai kirándulás előkészületi munkájával összefüggő feladatok ellátása során kiemelt szerep jutott az Elnökség tagjai közül az oktatásért és a pénzügyekért felelős alelnököknek.

Az Elnökségen belüli munkamegosztásnak megfelelően az oktatásért felelős alelnök feladatai közé tartozott a házigazdai szerepkört betöltő intézménnyel való kapcsolatfelvétel, a tényleges konferencia időpontjának megtárgyalása és véglegesítése, az előadások témájának kialakítása, illetve a tényleges előadók felkérése is.

A szakmai nap keretein belül 2016. november 12.-ére 2* 45 perc időtartamban, a viselkedéskultúra napjainkban témában Micski Mariann tagtárs, míg szintén ugyanezen időtartamban , gasztronómia témában Galovtsik Erik Fb tag előadása került tervezésre.

A konferenciával egybekötött, és a tagtársaknak szervezett szakmai út programszervezését, illetve technikai és tárgyi előkészítését a Titkársággal együttműködve a pénzügyekért felelős alelnök végezte.

A még előzetes jelentkezési lap megküldése alapján a tagság körében magas érdeklődés mutatkozott a külföldi szakmai út iránt ( lásd. 20  fő feletti létszámmal kalkulálva)

A létszámot figyelembe vevő buszrendelésre, szállásfoglalásra, balesetbiztosításra , illetve a regisztációs lista, busz lista, jelenléti ív, asztali ültető előkészítésére, valamint az egyes napokra vonatkozó étkezési helyszínekkel történő egyeztetésre, városnézéssel összefüggő idegenvezető felkérésre csak ezt követően kerülhetett sor.

A tárgyi eszközök kapcsán a Titkárság vállalta, hogy az egyesületi logóval ellátott tollakat, roll up-ot, illetve az egyetemi jegyzetből is készít elő, és gondoskodik a rendezvényre történő eljuttatásban is. Emellett a Titkárság tevékenyen részt vállalt a vendéglátó számára tervezett ajándék beszerzésében is.

A felmerülő költségtételekkel kalkulálva (étkezések, ajándék, idegenvezetés, balesetbiztosítás...stb.) az összköltségek fedezéséhez a résztvevőktől 10.000 forint összegű hozzájárulási díj, mint részvételi díj befizetése látszott szükségesnek, így annak befizetése a tagok számára, mint utazás feltétel merült fel.

A kiutazást megelőzően tájékoztatta az Egyesület a delegáció tagjait, hogy az egyes étkezésekhez csak részben tud hozzájárulni, így meghatározott (10 euró) fogyasztáson túl a tagoknak saját maguknak kell fizetniük az esetlegesen jelentkező költségeket.

2016. november 11. (péntek)- 1. nap

A kiutazó delegáció tagjai a Honvéd Kulturális Központ előtti parkolóba (1143 Budapest, Stefánia út 34-36. ) érkeztek , ahol a tervezett 16.00 órás indulás  meg is tudott valósulni.

Létszámegyeztetés, csomagbepakolás után kezdetét vehette - az Egyesület által szervezett nagybusszal történő-  kb. 170 km hosszú, 2ó 15p utazás.

A tervezett létszámhoz és személyi összetételhez képest némi változás következett be, mivel - az előzetes jelentkezése ellenére sem- tudott jelen lenni a kiránduláson az Elnökség részéről az oktatásért felelős alelnök, illetve az egyesület elnöke, valamint  Dr. Vámos Lászlóné örökös, tiszteletbeli tag.

Tekintettel arra, hogy egyesület elnökségét az akadályozó körülményekről mindannyian korábban értesítették, így ez sem a szervezési, sem pedig a lebonyolítási szakban nem okozott fennakadást.

Sajnálatos módon Micski Marianna tagtárs-aki egyben a konferencia előadója - nem tudott a delegációval tartani, (de helyettesítéséről az Elnökség szintén gondoskodott. )

A kiutazó létszám ténylegesen 18 főből állt.

Az egyesületi delegáció tagjai a mostani alkalommal is nagyon kényelmesen utazhattak, nem beszélve arról, hogy a jó hangulatnak köszönhetően szinte pillanatoknak tűnt a buszozással töltött idő.

A tervezetteknek megfelelően a csapat két szálláshelyen került elhelyezésre, mivel a létszámot és a szoba foglaltságot figyelembe véve az elszállásolást csak ilyen módon lehetett megoldani. A helyszínek közötti távolság elenyésző volt, nem beszélve arról, hogy minden esetben busszal történt a tagok átszállítása.

A két helyszín elfoglalása után 19.30 órától vette kezdetét a közös vacsora az egyben szállásul is szolgáló Pizzeria Restaurance Toscanában.

2016. november 12. (szombat) – szakmai nap/ 2. nap

A szakmai nap 9.00-kor vette kezdetét. A regisztrációt követően a közel 150 fős hallgatóság elfoglalhatta helyét a konferencia helyszínéül szolgáló egyetemi nagyelőadóban. A rendezvényt az egyetem részéről Bárczi Zsófia dékán asszony , míg az Egyesület részéről - Koncz Sándor, a MPrOE elnökének akadályoztatása miatt -  Kovács Gábor főtitkár nyitotta meg.

A megnyitót követően került sor az előadások megtartására.

Elsőként - a Micski Mariann tagtársat helyettesítő - Csorba Katalin alelnök kapott szót előadóként. Előadásában szó esett többek között a viselkedéskultúra fontosságáról, a társas érintkezés közvetlen és közvetett elemeiről, a társadalmi érintkezés szintjeiről, illetve a kultúrált viselkedés alapjairól is. A kétszer negyvenöt perces előadást prezentáció is színesítette.

A konferencián másodikként Galovtsik Erik Fb tag gasztronómiáról szóló előadását hallhatták a résztvevők.

Az előadás során az egyes társadalmi eseményekhez kapcsolódó étkezési formák kerültek „terítékre”, így a legnagyobb protokollaritást igénylő díszétkezésektől kezdve a munkaebédig valamennyi társas étkezési formáról kaphattak ízelítőt a téma iránt érdeklődők.

Az előadásokat követően 5 perc időtartamban Nagy Ildikó tagtárs kapott lehetőséget, hogy a Metropolitan Egyetem szervezésében lebonyolításra kerülő idei protokoll versenyt népszerűsítse a hallgatóság körében.

A nap további részében az oktatási intézmény épületének megtekintésére került sor. A körbevezetést követően örömmel tettek eleget az Elnökség képviselői a vendéglátóknak szánt ajándékok átadásának.

Habár a délutáni esős időjárás nem kedvezett a városnézésnek, de még a zord idő sem szegte kedvét a lelkes csapatnak, így sor kerülhetett - helyi idegenvezetéssel - a nyitrai vár megtekintésére, amelyet közös ebéd, majd szabadprogram utáni szervezett közös vacsora zárt.

2016. november 13. (vasárnap)- 3. nap

A szállodából történő kijelentkezést követően, más sokkal barátságosabb időjárási körülmények között lehetett a tagoknak szabad program keretében felfedezni -két órás időtartamban- Nyitra belvárosát, illetve akinek ajándékok beszerzéséhez volt kedve, azt is megtehette a közeli bevásárló központban.

A budapesti visszaérkezést követő utolsó programpontként a résztvevők Párkányban fogyaszthatták el a helyi specialitásokat is kínáló étteremben szervezett ebédet.

Út közben a három nap alatt készült fényképekből összeállított kis film is elkészült, így azt a résztvevők nagy lelkesedéssel nézték végig.

Gyönyörű, napos időben és a menetidőt tartva érkezett meg csapatunk az induláskori helyszínre, és jó hangulatban, élményekben gazdagon és az újabb találkozást várva búcsúztunk el egymástól.

A három napos kirándulás alatt több száz kép is készült, amelyek által a résztvevők még inkább emlékezni tudnak a jól sikerült szakmai útra.