A Kárpátaljai szakmai kirándulás beszámolója

Előzmények

A Magyar Protokollosok Országos Egyesületének kiemelt céljai között szerepel, hogy megismertesse az EU-konform viselkedési normákkal, valamint a protokoll alapjaival az ez iránt érdeklődő szakmai és nem szakmai közönséget. Ennek a küldetésnek a továbbgondolásaként az Egyesület felvette a kapcsolatot a Kárpát-medencei térség társszervezeteivel és képzési intézményeivel, - így a II. Rákóczi Ferenc Kárpátaljai Magyar Főiskolával - egy közös oktatási program megvalósulása érdekében.

Az így létrejövő oktatási felkérés egyben lehetőséget biztosított arra, hogy a program iránt érdeklődő egyesületet alkotó tagság is részt vehessen az eseményen.

Ettől a kettős céltól vezérelten került sor 2015. november 14-15-én az egyesület szervezésében - a két napos - ukrajnai kirándulásra és szakmai konferenciára.

Mindenki számára köztudomású azonban, hogy még egy néhány perces protokolláris rendezvény is milyen hosszadalmas, összetett, és kihívásokban bővelkedő előkészítő munkát igényel. Nem kell tehát ecsetelni, miképpen hatványozódnak és bonyolódnak a feladatok, ha a szervezés fókuszába egy több napos, idegen országbeli - így számos bizonytalansági tényezőt magába foglaló- szakmai út kerül.

A nehézségi fokot csak még tovább növeli az a tény, ha különféle célcsoportnak, illetve többféle célzatnak az egy időben történő megvalósítására vállalkozik a lebonyolító.

A beregszászi utazás kapcsán ilyen helyzet állt elő, hiszen az egyesületet képviselő delegáció egyszerre volt vendég és szakmai közreműködő.

A Budapesttől 320 kilométerre lévő ukrajnai városban megrendezésre kerülő protokoll konferenciára volt tehát hivatalos a Magyar Protokollosok Országos Egyesülete, de a kiutazás kapcsán az információnyújtás és kapcsolatépítés mellett a kulturális élményszerzés is a tervezett programpontok között szerepelt.

Hogyan lehetséges adni és kapni egyaránt?

Több tényező szerencsés együttállásának eredményeképpen. Kellett ugyanis hozzá személyi és tárgyi feltétel egyaránt.

Az „emberi tényező” kapcsán kiemelt szerepe volt Nagy Ildikó tagtársnak, akinek a II. Rákóczi Ferenc Kárpátaljai Magyar Főiskolával történő korábbi együttműködése alapozta meg az egyesület szakmai részvételét ezen a protokoll konferencián.

A személyi körnél maradva említést érdemel; hogy előadó és hallgatóság nélkül nincs konferencia, azaz az egyesületi tagok tevékeny részt vállaltak mindkét szerepkörben. A beregszászra kiutazó egyesületi delegáció 3 tagja előadói minőségében, többi tagja pedig technikai szervezőként és hallgatóságként is megmutatkozott.

Az egyesület tagok sokoldalúságára persze később a helyszínen is fény derült, és utasként, turistaként, vendégként, kollegaként, barátként is lehetett rájuk számítani mindkét nap során

Szintén nem jöhetett volna létre ez a MICE turizmust képező szakmai utazás az egyesület Elnöksége nélkül. A saját feladatuknak megfelelően minden egyes elnökségi tag tette a dolgát az előkészületi, lebonyolítási és utómunkálatok szakaszban. (Közülük az elnök és főtitkár, valamint 2 alelnök, illetve a titkárság képviselője közvetlenül a helyszínen is tudta az elnökséget képviselni)

A „hazai” szereplők mellett természetesen a szakmai programnak otthont adó beregszászi főiskolai képviselőket, a műsort adó fellépőket, a szakmai díszvendégeket, és persze magát a konferencia magját alkotó főiskolai hallgatóságot is meg kell említsük, hiszen ők is központi szereplői és részesei voltak annak a nagy egésznek, amelyben az egyesület társszervezőként és vendégként vállalt feladatot.

Az utazás Achilles sarkának tartott magyar – ukrán határon történő átkelésnél konzuli közreműködésben is részesültünk, míg a hosszú út során a kényelmünkről és biztonságunkról személyi értelemben a buszsofőrünk, étkezéseinkről kitűnő étterem tulajdonosok, illetve szállásunkról a makkosjánosi Hotel Helikon személyzete gondoskodott.

Nem is lehet számszerűsíteni tehát, hogy mennyi ember szakmai és emberi együttműködésére volt szükség a kivitelezéshez.

Az alanyi kör mellett a tárgyi tételeket „lajstromozva” természetesen nem hunyhatunk szemet a felett a tény felett sem, hogy a két napos út számos költségtételt tartalmazott, így többek között a közös busszal történő utazást, az 1 éjszakás reggelit tartalmazó szállást, a kapcsolódó étkezéseket (azaz két ebédet és egy vacsorát) illetve a csoportos utasbiztosítást.

Amennyiben az egyéb felmerülő díjtételeket is hozzá vesszük az eddigiekhez- úgymint nyomdai költségek (asztali táblák, badge-ek, konferencia jegyzetek és tollak) és a fogadó delegáció számára adott ajándékok, - akkor a résztvevők által befizetett szakmai úthoz történő hozzájárulási díj tényleg csak szimbolikusnak mondható.

Külön kedves gesztus volt, hogy a Titkárság a kiutazó delegációnak pogácsát és ásványvizet biztosított, valamint emlékként mappával ajándékozta meg a résztvevőket.

A rendezvény egyebekben az egyesület által elnyert pályázatból volt finanszírozott.

Miután madártávlatból áttekintettük a szakmai út feltételrendszerét, nem marad más hátra, mint az, hogy a két nap egy-egy jelentős mozzanatáról is említést tegyünk.

 

 

2015. november 14. (szombat)- 1. nap

A tervezetthez képest mondhatni „megengedett késésen belül” sikerült a kiutazó delegáció tagjainak a Honvéd Kulturális Központ előtti parkolóba (1143 Budapest, Stefánia út 34-36. ) érkeznie, ahol egyeztetés, csomagbepakolás, útlevél ellenőrzés után kezdetét vehette - az Egyesület által szervezett busszal történő- 320 km hosszú utazás.

Mindenki nagy örömére és elégedettségére a tényleges kiutazók száma és a busz mérete (Mercedes nagy busz) fordított arányban állt egymással, így bőven volt hely az úti csomagoknak, de lehetőség volt arra is, hogy a közel 4 és fél órás út során ki-ki kedvére elvonulhasson akár a busz egyik szegletébe pihenni, vagy éppen szakmai előadást egyeztetni, illetve közösségi életet élni.

Természetesen már pár kilométer után előkerült az egyesület Titkársága által „beígért” pogácsa mellett a résztvevők által otthonról hozott „hazai kóstoló” is, így minden adott volt, hogy gyorsan elröpüljön az utazással töltött idő. A korábban már említett mappát szintén ekkor kapta meg minden egyes résztvevő.

Uniós szemmel nézve a határátkelés egy kicsit hosszabb volt a vártnál, különösen, hogy ehhez előzetesen- Faragó László személyében - konzuli segítséget is igényeltünk.

A túl oldalra érkezésünkkor pénzváltást terveztünk ugyan, de az váratott egy kicsit magára. Aggodalomra azonban nem volt ok, hiszen aznapra egyébként sem irányoztunk elő vásárlást.

Minden „rosszban van valami jó”, hiszen a meghiúsult programpont kapcsán időt spóroltunk, ami nem is volt baj, hiszen a kiírás szerinti szakmai programra történő pontos odaérkezésünk már így is veszélyben forgott.

A protokoll konferenciát megelőzően került sor a makkosjánosi Hotel Helikonba történő bejelentkezésre, a protokollnak megfelelő átöltözésre, és még egy étkezés beiktatására is. A résztvevőkkel egyeztetve megállapodtunk a hotel vezetőségével, hogy az ebédre szánt főételt és desszertet a szakmai programot követő visszaérkezésünk után szervírozzák.

Beregszászon ezen a hétvégén rendezték meg a II. Beregszászi Szent Márton újborfesztivált és libatort. A Főiskola előtti terület emiatt le volt zárva a nagy buszos forgalom elől, így a főiskola által rendelkezésre bocsátott kisbusszal érkeztünk meg a konferencia helyszínére.

A delegáció tagjai már ekkor is tanúbizonyságot tettek segítőkészségükről, együttműködésükről. Mindenki tette a dolgát: egyesek a szóróanyagok és dekorációs eszközök megfelelő helyre történő szállításáról gondoskodtak, az előadók a technikai eszközöket ellenőrizték, volt aki protokolláris teendőket látott el, megint más interjút adott a Duna Tv megjelent képviselőjének, volt ki az eseményeket fényképesen dokumentálta, de a regisztrációs pultnál is tevékenyen részt vállaltak a tagok.

A Főiskola részéről a delegációt Vass Ilona, a főiskola rektor helyettese fogadta. A delegáció tagjai számára még egy külön termet is biztosított a főiskola, ahol a rendezvény időtartama alatt a személyes tárgyainkat el tudtuk helyezni.

A főiskola hallgatói, valamint a civil és nem civil szervezetek képviselői részére szervezett konferenciát a házigazda részéről dr. Orosz Ildikó, a főiskola elnöke nyitotta meg.

A hazai szervező méltatta a megjelent díszvendégeket (Buhajla József Ungvári Főkonzultus főkonzulja, a beregszászi magyar konzulátust vezető Szalipszki Endre főkonzul, valamint a határon túlról és innen érkező hallgatóságot.

Elnök Asszony beszédében reményét fejezte ki, hogy - talán ennek a konferenciának is köszönhetően- a viselkedéskultúra területén is szárba szökkenhet egy kis mag, és így közelebb lehet kerülni ahhoz az európaisághoz, ami elfogadott és elvárt.

A Magyar Protokollosok Országos Egyesülete nevében Koncz Sándor elnök fejezte ki köszönetét a konferencián való részvétellel kapcsolatban. Megtiszteltetőnek tartotta, hogy mintaként szolgálhat a közel huszonkét éve működő szakmai egyesület az alapok lefektetésénél és prezentálásánál.

A sokszínű protokoll ismeret átadás kapcsán az egyesület három szakmai témával és előadóval készült. Valamennyi előadó vizuális elemeket is tartalmazó bemutatóval is színesítette a gondolatait.

Első előadóként Nagy Ildikó tagtársunk, címzetes docens, a Metropolitan Főiskola protokoll szakvezetője tartotta meg viselkedéskultúra tárgyú előadását. Kitért többek között arra, hogy a viselkedéskultúra a sikerességünket, avagy éppen a kudarcunkat alapozhatja meg. Emellett - a rendelkezésére álló nagyon rövid alatt - vázolta a viselkedéskultúra jellemzőit, az aktívákat, passzívákat, kiegészítő elemeket, illetve készséggel válaszolt a hallgatóság körében felmerült kérdésekre is.

A második előadó Gáspár Ágnes tagtársunk volt, aki egyebekben protokoll szakértő, média és üzleti kommunikációs tanácsadó, tréner.

A gondolatmenet egy táncbeli hasonlattal indult, miszerint az üzleti kommunikáció is olyan, mint maga a tánc: először csak félénken, aprókat lépdelünk, saját magunkkal vagyunk elfoglalva, majd amikor már „belejövünk”, tudattalanul rakjuk egyik lábunkat a másik mellé, és már a partnerre is tudunk figyelni. A cél, hogy ezt minél hamarabb elérjük a tárgyalásaink során.

Beszélt a non verbális kommunikáció jelentőségéről, az első benyomást meghatározó elemek, úgymint köszönés, bemutatkozás, kézfogás, névjegykártya használat fontosságáról.

A konferencia harmadik és egyben utolsó előadójaként dr. Bíró Ildikó tagtársuk kapott szót, aki jogász, nemzetközi protokoll és intézményi kapcsolati szakértő. Előadása kezdetén hangsúlyozta, hogy habár „mission impossible” negyvenöt perc alatt a rendezvényszervezést bemutatni, de egy rendezvényszervező számára természetesen nincs lehetetlen. Kitért –többek között- a rendezvényszervezés komplexitására, a rendezvényszervezés folyamatára és beszélt az egyes részfeladatok sokszínűségéről is.

A kiegészítő eszközök taglalásakor ültető kártyát, meghívót, ültetési tablót is mutatott be a hallgatóságnak.

A szakmai záró szavakat dr. Orosz Ildikó fogalmazta meg és invitálta a hallgatóságot a soron következő zenei programokra, illetve az ezt követő állófogadásra.

A kulturális blokk keretében néptánccal egybekötött népzenei összeállítást láthattunk és hallhattunk a „Kokas banda”tolmácsolásában, ezt követően pedig a főiskola jelenlegi és végzett hallgatóiból álló Almanach együttes megzenésített versekből álló produkcióját élvezhettük.

A főiskola szervezésének köszönhetően a szellemi táplálékot követően a testünk is jól lakhatott, így - Szalipszki Endre főkonzul és dr. Orosz Ildikó vendéglátó pohárköszöntőjének elhangzását követően - a különteremben megterített büféasztalon mindenki találhatott ínycsiklandozó falatokat.

A magyar delegáció a vendéglátást követően a számára biztosított különteremben megköszönte a szíves fogadtatást a házigazdáknak, és búcsúzásképpen a Magyarországról hozott ajándékok átadására is sor került. Kihangsúlyozásra került elnök úr tolmácsolásában az a tény, hogy a kölcsönösség jegyében mihamarabb sor kerülhetne egy újabb kapcsolatfelvételre a két szervezet között.

Habár a hivatalos program ezen része lezárult, de a napnak még koránt sem volt vége. Az egyesületet képviselő tagok ezúttal már nem előadói, szervezői minőségükben vettek részt a következő programpontban; azaz - a hotel szállodájának különtermében megrendezésre kerülő és újabb étkezéssel egybekötött- kötetlen baráti beszélgetésben.

2015. november 15. (vasárnap)- 2.nap

A szakmai út másnap - a reggelizés keretében elfogyasztott - pezsgőzéssel indult. A főkonzul úr ezzel a gesztussal köszönte meg az egyesületnek a konferencián való részvételt.

A szállodából történő kijelentkezés után a főiskola külön idegenvezetőt delegált egy a főiskolán tanító turisztika szakos tanár személyében, aki dacolva - az időjárási elemekkel, illetve a csoportunkat sűrűn megkörnyékező kéregetőkkel- minden lényeges beregszászi látnivalót megmutatott nekünk.

Szerencsére a csoport fel volt készülve a hidegebb és esős időjárásra is, így esernyőkkel karöltve indultunk el városnéző körutunkra, érintve a főbb nevezetességeket. A séta során kimerítő és professzionális szintű tájékoztatást kaptunk a helységről és emellett sor került az előző nap elmaradt főiskola előtti fényképezkedésre, valamint a libanapok kapcsán az utcán felállított standok közötti barangolásra.

Akik esetleg a kirakodóvásárban nem tudtak vásárfiára szert tenni, azoknak sem kellett sokáig várniuk, hiszen a beregdédai Nagykert Étteremben elfogyasztott ebédet megelőzően alkalom nyílt egy kis vásárlásra is a közeli bevásárló központban.

Az ebéd kapcsán említést érdemel a kiadós és ízletes ételek mellett a vendéglátó egység vezetőjének nagyfokú vendégszeretete és barátságossága. Ennek köszönhetően többen a helyben termelt szilvalekvárral, sőt házi készítésű borral felvértezve hagyták el a helyiséget.

A fantasztikus hangulatú ebéd után már csak egy aprócska momentum maradt hátra: mégpedig újra buszba ülni és reménykedni, hogy az időjárás, a közlekedés, és nem kis részben a határátkelés dacára Magyarországra érünk, még mielőtt elkezdődik a magyar-norvég meccs.

A visszaút során a protokollosok bebizonyították, hogy sokoldalú ismeretük nem csak a viselkedéskultúra és rendezvényszervezés, illetve az állami, valamint diplomáciai protokollra terjed ki. Sokan közülünk a sport területén is jeleskednek. Legalább is elméleti síkon.

A mihamarabbi hazaérésre vonatkozó reményünk úgy tűnt beigazolódott, hiszen a kígyózó kocsisor ellenére – igaz ismételt konzuli segítséggel és felvezetéssel - jelentős mértékben lecsökkent a határon való várakozási idő. Az esős idő ellenére is tudtuk tartani az öt órás menetidőt, így a kiinduláskori helyünkre megérkezve jó hangulatban, élményekben gazdagon és az újabb találkozást várva búcsúztunk el egymástól.